Visa étudiant au Japon

Visa étudiant au Japon

Quand vous décidez d’aller au Japon, c’est généralement dû à 3 raisons : passer des vacances, étudier dans une école ou travailler dans une entreprise. Et en fonction de vos souhaits, vous devriez obtenir un visa (ou non selon la durée du séjour).

Dans ce nouvel article je parlerais des études dans une école au Japon dans le but d’apprendre la langue japonaise. La plupart du temps, lorsqu’on parle d’études au Japon, il s’agit plutôt d’étude pour apprendre la langue japonaise que d’étudier un métier.

Si aujourd’hui je suis en mesure de vous écrire un article pour la demande d’un visa étudiant au Japon, c’est parce-que à l’heure où j’écris cet article, j’ai envoyé mon premier dossier d’inscription dans une école de langue à Tokyo et que ce dernier a été validé par les autorités japonaises. J’ai donc conscience de toutes les démarches à entreprendre pour valider son dossier auprès de l’école et de l’immigration japonaise.

Bien qu’il existe une tripotée d’école de langue japonaise au Japon, je suppose que les procédures à entreprendre et les documents à réunir sont les mêmes dans chaque école car l’étape finale concerne la validation du dossier auprès de l’immigration japonaise qui vérifie si le dossier contient les informations demandées par l’école.
Pour écrire cet article, je vais répondre à plusieurs questions dans un ordre chronologique pour vous permettre de comprendre facilement ce qu’il faut faire pour s’inscrire dans une école de langue japonaise au Japon.

 

Comment choisir son école de langue au Japon ?

Avant tout échange avec l’école, vous vous demandez peut-être quelle école vous devez choisir ? Et bien en prenant exemple sur moi, ce qui m’intéressait était de connaître :

  • le prix,
  • le taux de réussite (si des français avaient réussi leur examen grâce à l’école en question),
  • le lieu,
  • la date à laquelle je voulais commencer.

A partir de là, vous comparez les quelques écoles de langue japonaise au Japon et si vous le souhaitez, vous demandez plus d’informations à des français installés sur place.
En ce qui concerne la date d’entrée, pour les écoles de langue au Japon, vous avez plusieurs sessions. Pour ma part, j’avais choisi la session d’avril 2018. Au Japon, la rentrée des classes se fait en avril, contrairement à nous en France où ça débute en septembre.

Et pour les plus curieux, j’ai choisi l’école « Toshin Language School » située dans la ville de Takadanobaba à Tokyo.

 

Maintenant que j’ai choisi mon école, qu’est-ce que je fais ?

Une fois que j’avais choisi l’école qui m’intéressait, je me suis rendu sur le site web de l’école pour envoyer mon premier message en français via leur formulaire de contact en disant que j’étais intéressé par leur programme scolaire. C’est ensuite avec rapidité que j’ai pu recevoir le premier message d’une personne de l’administration de l’école.

Vous vous demandez sûrement comment je pouvais échanger par écrit avec cette personne (un japonais) alors que je ne parlais pas japonais. C’est avec surprise que j’ai remarqué que cet homme écrivait français et pas seulement ! J’ai été impressionné par le fait qu’il sache écrire si bien le français et de manière soutenue. Franchement respect ! Du coup, tous nos échanges par mails ont été écris en français.

A présent, afin de comprendre la suite des explications, à travers un petit sommaire, je vais établir la liste des procédures à suivre pour préparer son dossier d’inscription jusqu’à réception du visa étudiant. Ces procédures sont à suivre dans l’ordre. Sans la première étape, vous ne pourrez pas accéder à la seconde et ainsi de suite.

1. Une liste de prés-requis avant tout

2. Les premiers documents à compléter

3. De nouveaux documents à fournir

4. Envoie du dossier

5. Envoie d’un acompte

6. Règlement des frais de scolarité

7. Demande et réception du visa étudiant

Commençons sans plus attendre !

 

1. Quels sont les prés-requis pour étudier dans une école de langue au Japon ?

La demande de visa étudiant est ouverte à tous et se fait par dossier nécessitant au préalable 2 prés-requis. A ce moment-là, vous vous dîtes « Ah ça va ! » ou encore « C’est tout ?! ». Bon ok, c’est peut-être peu mais encore faut-il les avoir.
En effet, les 2 prés-requis dont vous aurez besoin avant tout sont :

  • un niveau d’étude minimum équivalent au baccalauréat,
  • un certificat bancaire prouvant la somme minimale de 16 000 € sur votre compte bancaire ou celui d’un garant (père ou mère).

Puis avant d’ajouter quoique ce soit, il y a un blanc… Vous vous dîtes « Bon bah le Japon ça attendra… ^^’ » ou bien « Pourquoi autant d’argent ?! ».

Alors pour moi, j’avais ces prés-requis donc le problème ne se posait pas mais avec un peu de recul on peut comprendre leur point de vu. Être au moins en possession du bac prouve en quelque sorte que vous êtes intelligent, sérieux ou assidus…

Puis pour le certificat bancaire, j’imagine qu’ils veulent s’assurer que vous avez le budget nécessaire permettant de vivre à Tokyo. Parce-qu’à part les frais scolaires, vous avez également votre logement et vos repas à payer, entre autres. C’est pourquoi, si vous voulez étudier au Japon, il va falloir mettre suffisamment de côté.

 

2. Quels sont les premiers documents à compléter ?

Suite à avoir envoyé votre dernier diplôme et votre certificat bancaire par email, vous allez devoir compléter, entre autres, le formulaire d’inscription que seule la personne sera en mesure de vous envoyer. Ce formulaire comprend plusieurs pages dont :

  • un formulaire d’inscription,
  • un CV,
  • une lettre de motivation,
  • un formulaire pour le garant.

Le formulaire d’inscription était écrit pour le coup en japonais et traduit en français, ce qui m’a permis de le compléter facilement. Cependant la personne m’a tout de même fourni une notice me permettant d’obtenir une aide supplémentaire pour compléter le formulaire. Toutefois, je ne sais pas si c’est partout la même chose dans les écoles de langue au Japon mais le japonais avec lequel j’ai pu échanger m’a aidé à corriger le peu d’erreurs que j’avais commis dans le formulaire d’inscription jusqu’à ce que ce dernier soit nickel.

J’ajouterais un point plus ou moins important : dans le formulaire d’inscription on vous demandera le numéro de votre passeport. Bien entendu, assurez-vous que celui-ci soit encore valide ou tout bêtement que vous en ayez un. Parce-que en ce qui me concerne, lorsque j’ai remarqué que je devais mettre le numéro du passeport, à ce moment-là je n’avais pas encore de passeport ! Je n’en avais jamais fait. C’est pourquoi je me suis empressé de le faire pour pouvoir obtenir son numéro. A ce propos, si vous n’avez pas de passeport, je vous invite à lire mon article sur « Comment préparer son passeport ? » pour tout savoir sur la création de votre premier passeport.

Le CV retrace dans sa globalité votre parcours scolaire, vos expériences professionnelles, les écoles de langues japonaises que vous avez déjà faites et tous les voyages que vous avez eus au Japon.

En ce qui concerne maintenant la lettre motivation, il s’agit donc de vos motivations à étudier au Japon. Et notez bien cela, l’immigration japonaise veut s’assurer que le visa étudiant reste avant tout un visa « d’étude » et non de travail. C’est-à-dire que vous devez éviter de parler de projets de vie ou de travail au Japon. Assurez-vous de parler uniquement de projets d’études en adéquation avec le visa que vous demandez. Et cela concerne également toutes les autres parties.

Enfin pour le formulaire du garant, une personne de votre famille (père ou mère) doit remplir ce formulaire. Bien qu’au début vous ayez fournis votre propre certificat bancaire, l’école veut s’assurer (au cas où) qu’un membre de votre famille sera en mesure de vous aider en cas de pépin.

Dans ces quelques documents, vous pouvez également mettre votre photo et signer là où on vous le demande mais je pense que pour cette première ébauche ce n’est pas très important car ces 4 premiers documents seront avant tout envoyés par email afin d’être vérifiés. Et comme vous le saviez, jusqu’à maintenant il n’est pas encore possible d’envoyer une signature authentique par email. La photo et les signatures seront donc à ajouter lorsque vous scannerez vos 4 documents pour les envoyer par voie postale mais on en reparlera dans la partie 4.

 

3. Quels sont les autres documents à fournir ?

Les 4 documents énoncés précédemment seront traduit par l’école qui les enverra à l’immigration japonaise.
Maintenant, nous allons parler de nouveaux documents que vous devriez envoyer tout d’abord par email à l’école pour qu’elle puisse les vérifier. En voici la liste :

  • Acte de naissance (original),
  • Dernier diplôme (photocopie),
  • Attestation de travail du garant (originale),
  • Certificat bancaire issue du compte du garant, prouvant une autonomie financière d’au moins 16 000 € (original daté et signé par l’établissement en question),
  • Photocopie du passeport.

Après validation de vos documents par l’école, vous seriez en mesure de les envoyer par voie postale.

 

4. Envoie du dossier

Si les 3 premières étapes se faisaient par email, c’était pour s’assurer que vous étiez en possession des documents demandés ou que ceux-ci soient correctement complétés. Puis si tout était bon, vous seriez en mesure de tout envoyer par voie postale.
Faisons un récapitulatif des documents à mettre dans votre enveloppe :

  • Formulaire d’inscription (daté et signé),
  • CV (daté et signé),
  • Lettre de motivation (signée),
  • Acte de naissance (original),
  • Dernier diplôme (photocopie),
  • Attestation de travail du garant (original),
  • Certificat bancaire prouvant la somme minimale de 16 000 € sur votre compte ainsi que sur le compte du garant (original tamponnée et signée par l’établissement bancaire concerné),
  • 5 photos d’identités (originales),
  • Photocopie du passeport.

L’école vous fournira donc l’adresse de l’école pour que vous envoyiez le contenu de tout votre dossier par voie postale et en lettre recommandée.
Toutefois si vous êtes encore étudiant en école de langue en France ou que vous travaillez dans une entreprise, des documents supplémentaires seront également à envoyer suite à validation par email de l’école :

  • Certificat de travail pour les salariés,
  • Certificat de votre école de japonais en France,
  • Certificat de votre diplôme du « Nihongo Noryoku Shiken ».

Une fois le dossier reçu, l’école s’engage à traduire et présenter celui-ci dans les meilleures dispositions à l’immigration japonaise.

 

5. Envoie d’un acompte

Suite à l’envoie de votre dossier, l’école vous demandera toutefois, un acompte de 30 000 yens avant toute traduction du dossier et présentation de celui-ci aux services d’immigration japonaise.

Cette somme serait bien entendu déduite du tarif final en cas d’obtention du visa ou restituée à l’étudiant en cas de refus de l’immigration.

Cependant, en cas d’annulation des démarches par l’étudiant lui-même (et ce quel qu’en soit la raison), l’administration se réserverait le droit de conserver cet acompte.

Il conviendrait ainsi de bien réfléchir avant de lancer définitivement une démarche de demande de visa étudiant, alors faites bien attention.

L’envoie de l’acompte a pu facilement s’effectuer par Paypal.com qui permet automatiquement de convertir la somme en yen en euro. N’hésitez pas ensuite de vous assurer que votre acompte a bien été reçu par l’école.

 

6. Règlement des frais de scolarité

Pendant tous les échanges que vous aurez avec l’école pour préparer votre dossier, vous aurez des dates à respecter. L’école sera en mesure de vous les communiquer afin d’envoyer tels ou tels documents ou de suivre telles ou telles procédures. En prenant exemple sur les étapes précédentes, l’envoie du formulaire d’inscription par email devait se faire début août 2017 et l’envoie du dossier complet devait se faire quant à lui avant le 15 novembre 2017.

Et généralement la réponse finale, celle qui confirmera ou refusera votre dossier, interviendra dans les 3 mois suivants de la date limite de présentation des dossiers. C’est-à-dire, 3 mois après le mois de novembre.

Je peux vous assurer que ces 3 mois ont été rudement long ! Grosse attente et long stresse ! Je commençais vraiment à perdre motivation et espoir. Aller au Japon, ça allait être pour moi une première et pas seulement, ça aurait été surtout la réalisation d’un rêve ! J’avais tellement peur de ne pas être retenu que je commençais à réfléchir à mes nouveaux plans dans le cas où je devais rester en France : chercher un travail, chercher un appartement etc.

Mais c’est avec joie que le 23 février 2018, j’ai pu recevoir par email la confirmation de l’école par l’immigration japonaise ! A ce moment-là, j’ai soufflé. La pression est retombée à zéro. Puis je me suis rendu compte de toutes les nouvelles étapes que je devais accomplir ou que j’allais pouvoir réaliser. Comme si j’avais « level up » et que les nouvelles quêtes et les récompenses s’affichaient.

Une fois la réponse connue, j’avais un mois pour envoyer les frais de scolarité par virement bancaire pour recevoir le « Certificate of Eligibility », un document indispensable pour retirer son visa étudiant auprès de l’ambassade ou du consulat du Japon (en France).

Pour gagner du temps, sans même avoir obtenu la confirmation par l’immigration japonaise, j’ai demandé les coordonnées bancaires de la banque de l’école pour créer un nouveau bénéficiaire en ligne avec ma banque. Parce-que généralement la création d’un nouveau bénéficiaire peu prendre un peu de temps. Si votre banque le permet, il faut que vous fassiez un « virement international » en sélectionnant votre bénéficiaire. Le virement international est obligatoire sinon vous ne pourrez pas envoyer les frais de scolarité à votre école. Au Japon, ils ne possèdent pas de numéro IBAN, ce qui ne permet pas de faire un simple virement bancaire.

Une fois que le virement bancaire est établi, assurez-vous que le montant a bien été reçu car ce n’est pas une petite somme d’argent. C’est toujours rassurant de savoir que sa réponse est arrivée à destination.

 

7. Demande et réception du visa étudiant

C’est donc 3 jours plus tard que j’ai pu recevoir la confirmation de la bonne réception du virement bancaire par l’école. Je vous cache pas que pendant ces 3 jours, j’avais le stresse qui montait en moi. C’était la première fois que je faisais un virement à l’international alors j’espérais vraiment que ce dernier fut bien réceptionné.
En général, le virement international peut prendre entre 3 et 10 jours selon les banques françaises.

Suite à cela, l’école était donc autorisée à m’envoyer le COE « Certificate of Eligibility » à mon domicile. L’école m’a également envoyé une liste de documents (et oui encore et encore des documents ^^) que je devais fournir à l’ambassade japonaise (ou au consulat) en France pour faire ma demande de visa.

La demande de visa étudiant doit contenir les éléments suivants :

  • L’original du « Certificate of Eligibility » (COE) accompagné de sa photocopie recto-verso.
  • Passeport en cours de validité (non biométrique accepté).
  • Titre de séjour (sauf membres de l’Union Européenne) accompagné de sa photocopie recto-verso.
  • 1 formulaire de demande de visa (les signatures figurant sur le passeport et le formulaire doivent être uniformes)
    AVANT de compléter le formulaire de demande de visa, je vous recommande vivement de lire attentivement le modèle explicatif sur les photos ci-dessous.
    En cas de doute sur la façon de compléter ce formulaire, veuillez laisser libre les champs concernés et vous adresser directement au préposé des visas au moment du dépôt de votre demande.
  • 1 photographie d’identité (de bonne qualité datant de moins de 6 mois) à coller sur le formulaire.
    format: 35mm X 45mm (ne pas tenir compte des dimensions mentionnées sur le formulaire)
    Les photographies d’identité scannées /imprimées via une imprimante ne sont pas acceptées.
    Elles doivent laisser apparaître la tête entière.

Le formulaire doit uniquement être écrit en anglais et peut être écrit de façon manuscrite ou dactylographiée.

Le formulaire de demande de visa se complète rapidement. Je me suis donc ensuite rendu à l’ambassade japonaise à Paris et j’ai pu tout fournir sans problème. La personne au guichet vous donnera alors un récépissé que vous deviez apporté le jour où vous récupérerez votre visa étudiant ! La demande de fabrication du visa étudiant est payante et vous coûtera 25€ alors pensez également à avoir cette somme en liquide le jour où vous viendrez retirer votre visa étudiant.

 

Vous serez en possession du visa étudiant et vous pourrez étudier au Japon ! 😉

 

Sources :

– Se rendre à l’ambassade japonaise à Paris : lien du site
– Le formulaire de demande de visa : télécharger

2 Commentaires

  1. Super article, heureusement que tout est détailler. Je ne pensais pas qu’il fallait avoir autant de document pour pouvoir s’inscrire dans une école au japon .

    Reply
    • Merci beaucoup ! 🙂
      Oui effectivement, c’est assez strict. Non seulement il y a un grand nombre de documents à fournir mais en plus il y a des dates bien précises à respecter.
      J’espère que cet article pourra t’aider 🙂

      Reply

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