Documents administratifs au Japon

Documents administratifs au Japon

En allant au Japon pour une durée de au moins 3 mois, vous allés être amenés à demander certains documents administratifs. C’est pourquoi cet article va surtout s’adresser aux personnes ayant un visa vacances-travail (PVT) et un visa étudiant, entre autres.

Nous allons parler de 3 documents administratifs dans ce même article car il vous sera possible de les demander en seulement une mâtiné (bienvenue au Japon).

Lorsque vous arrivez la première fois au Japon, vous devez demander rapidement les 3 documents suivants :

  • Déclaration de l’adresse de votre lieu de résidence,
  • Demande de sécurité sociale,
  • Demande de l’identifiant « My Number ».

Tous ces documents administratifs se font donc à la mairie de la ville dans laquelle vous résidez. En ce qui me concerne, j’habite à Higashi Nakano alors ma mairie se situe à Nakano.

Si vous êtes en visa vacances-travail et que vous changez de lieu d’habitation lors de votre année au Japon (exemple : 3 mois à Tokyo, 3 mois à Osaka, 3 mois à Kyoto), vous devez déclarer à chaque fois votre nouvelle adresse à la mairie de votre ville.

Tout d’abord, nous parlerons de votre adresse de résidence car vous ne pouvez pas demander de sécurité sociale tant que l’administration japonaise ne connaît pas votre lieu d’habitation. Puis nous parlerons donc de la sécurité sociale et enfin de l’identifiant « My Number ».

 

1. Déclarer l’adresse de son lieu de résidence

Au moment où je suis arrivé à la mairie, comme je ne savais pas comment demander le fait de vouloir déclarer ma nouvelle résidence, j’avais écrit une phrase en japonais sur un papier qu’une amie m’avait préparé pour m’aider.

Si cela peut également vous aider, voici la phrase en japonais : « こんにちは、引っ越しをしまして住民登録音を頂きたいです。国外からの転入です。» .

En résumé, cette phrase signifie : « Bonjour, j’aimerais enregistrer mon lieu de résidence. »

A ce moment-là, une personne de la mairie m’a mené à une table où je devais remplir un document écrit en japonais. Je devais uniquement compléter les parties de la feuille encadrées en bleues. La personne vous aide à remplir le document pour que celui-ci soit correctement complété. Votre carte de résidence vous aidera beaucoup à compléter ce document.

 

Une fois complété, une personne sera en mesure de vérifier que votre document contient les informations demandées. Ensuite, je devais attendre dans une salle d’attente avec un numéro. Lorsque mon numéro fut appelé, j’ai donné mon document à la personne que j’avais en face de moi. A ce moment-là, il vous sera peut-être difficile de communiquer avec la personne car en ce qui me concerne, ils ont dû appeler une personne sachant parler anglais pour que je puisse échanger avec eux.

Pendant cet échange, la personne sera en mesure d’enregistrer votre adresse de résidence que vous avez fourni dans le document.

Puis la personne m’a parlé de la sécurité sociale. D’ailleurs si on ne vous en parle pas, n’hésitez pas à en parler à ce moment-là car suite à l’enregistrement de votre lieu de résidence, il vous sera possible de demander la sécurité sociale.

 

2. Demander la sécurité sociale

Je devais donc me rendre à nouveau dans une autre salle d’attente avec un nouveau numéro. A titre d’informations, à chaque salle d’attente, j’ai attendu pas plus de 15 min et pourtant il y avait du monde.

Cette fois-ci on m’a donc parlé de la sécurité sociale et de ce que je devais faire pour payer. On vous fournira quelques documents en anglais et en japonais qui parle de la sécurité sociale au Japon.

Mais en gros, chaque mois vous allez recevoir dans votre boîte postale une enveloppe avec 2 documents (un de couleur blanche et un autre de couleur jaune) :

  • Sur le premier document (de couleur blanche) : vous trouverez quelques chiffres représentatifs de la sécurité sociale avec le montant final que vous devez payer pour le mois.
  • Sur le deuxième document (de couleur jaune) : vous trouverez également le montant final à payer. Vous allez devoir vous rendre dans un combini pour payer la somme inscrite sur le document.

Une fois payé, vous ferez la même chose chaque mois pour payer la sécurité sociale.

 

3. Demander l’identifiant « My Number » 

Parmi toutes les procédures que vous serez menés à entreprendre au Japon, il est fort probable que vous entendrez parler de ce fameux « My Number ».

Alors qu’est-ce que c’est ? Tout simplement, il s’agit d’une série de chiffres qui est un identifiant unique pour chaque résident au Japon. Il ne faut pas le confondre avec votre numéro d’identité visible sur votre carte de résidence.

En ayant cet identifiant, cela vous permettra de constituer des dossiers comme le fait d’ouvrir un compte bancaire au Japon.

Toujours à la mairie, vous devez remplir cet autre document pour faire la demande du « My Number ». Une personne sera en mesure de pouvoir vous aider à compléter ce document.

Une fois de plus, accompagné de votre nouveau numéro, vous devez patienter à la salle d’attente. A ce moment-là, en retour, on vous fournira quelques documents dont 2 importants :

  • Un document officiel (de couleur grise) : contenant votre identifiant « My Number ».
  • Un petit document avec une carte au format papier (carte de couleur verte foncée) : correspondant à votre carte « My Number ».

 

En faisant la demande de ces 3 documents importants, sachez qu’une bonne chose sera faite. C’est vrai qu’on en entend peu parler mais si vous n’êtes pas en possession de ces documents, ça sera un handicape pour votre voyage au Japon. Je vous conseille donc de faire la demande de ces documents la première semaine lors de votre arrivé au Japon.

 

Logement au Japon avec Oakhouse

Logement au Japon avec Oakhouse

A présent, intéressons-nous aux logements au Japon ! Et oui, si vous décidez d’aller au Japon que ce soit pour un voyage de courte ou de longue durée, vous aurez forcément besoin de passer vos nuits sous un toit. Malgré cela, vous ne savez pas exactement où mettre le nez sachant qu’on entend souvent dire qu’au Japon, et en particulier à Tokyo, « c’est cher ». Pour répondre tout de suite à cette question, je dirais que Tokyo n’est pas aussi cher que Paris en ce qui concerne les logements. Car tout simplement, au Japon vous aurez un large choix de logements et vous en aurez pour tous les goûts et surtout, tous les prix.

Sachez tout d’abord qu’au Japon, vous avez différentes façon de vous loger :

  • Appartement,
  • Sharehouse,
  • Guesthouse,
  • Hôtel,
  • Capsule hôtel,
  • AirBnB.

Ici, nous allons plutôt parler de ce que sont les sharehouse et les guesthouse. Ensuite, je vous dirais ce que j’ai choisi pour partir au Japon et quelles sont les procédures pour s’y installer.

► Les sharehouse :

En français, cela signifie « maison partagée » et mieux encore, on peut le traduire par « collocation ». Une sharehouse est une maison que vous partagez avec d’autres personnes et il arrive souvent que vous ne connaissez pas vos colocataires lorsque vous arrivez. Généralement on choisi une sharehouse lorsqu’on souhaite résider à long terme au Japon.

Lorsque vous choisissez une sharehouse, cela peut être loué en prenant une chambre simple, une chambre partagée, une chambre semi-privée, un compartiment ou encore un dortoir. Plus généralement, vous possédez une chambre simple et le reste de la maison est partagé avec tous les autres locataires.

Si nous entendons de plus en plus parler de ces sharehouses, c’est parce-qu’elles sont plus accessibles que les appartements grâce aux frais largement plus bas. Les sharehouse sont idéales si vous souhaitez rencontrer de nouvelles personnes du monde entier. Ainsi, vous pouvez partager vos cultures et même organiser des activités.

► Les guesthouse :

En français, cela signifie « maison d’hôtes » et c’est la même chose qu’une sharehouse, à la différence que les résidents sont tous des « invités » et vivent chez un particulier. C’est-à-dire que les hôtes prévoient seulement de rester un court moment.

On y retrouve une similarité avec les sharehouse puisque les chambres sont partagées, certaines proposent même des dortoirs.

Selon la guesthouse que vous aurez choisi, le confort n’est pas le même. En effet, certaine guesthouse propose la climatisation, une connexion Wifi, la télévision, un réfrigérateur, une cuisine et une salle d’eau en commun mais malheureusement ce n’est pas une généralité comme les proposent les sharehouse.

Comme en sharehouse, la vie en communauté est obligatoire car vous partagez les espaces de vie. C’est pourquoi il faut respecter certaines règles pour que le groupe soit ordonné.

Si vous cherchez un logement pour une courte durée et que vous souhaitez rencontrer de nouvelles personnes, il est intéressant de se tourner vers les guesthouse. Ce type de logement est idéal pour les roadtrip et les routards.

 

Afin de bien comprendre la suite de l’article, je vais vous énoncer les différentes étapes pour rechercher une sharehouse jusqu’à la signature du contrat chez Oakhouse. Chaque étape est à suivre dans l’ordre bien entendu.

1. Comment choisir son logement au Japon ?

2. Demande de logement

3. Demande d’installation

4. Paiement du loyer

5. Signature du contrat

Commençons !

1. Comment choisir son logement au Japon ?

A l’heure à laquelle j’écris cet article, je suis au Japon pour une durée de 1 an et j’ai décidé de vivre cette première année dans une sharehouse. Les raisons pour laquelle j’ai choisi une sharehouse sont clairement expliquées plus haut : pour à la fois faire des connaissances et avoir un logement à tarif raisonnable.

Comme j’étais déjà inscrit dans une école au Japon pour apprendre le japonais,  je devais trouver un logement et en particulier une sharehouse. Au Japon, il existe quelques agences de logements mais parmi les plus connu je vais citer : Sakura House et Oakhouse. La plupart de mes amis au Japon étaient chez Oakhouse et certain me conseillait d’aller chez Oakhouse. Je ne connais donc pas Sakura House pour le coup mais je suppose que les services sont similaires.

C’est pourquoi, dans la suite de l’article, je vais vous expliquer en détails toutes les procédures à suivre pour que, à votre tour, vous puissiez réserver votre sharehouse dans les meilleures conditions en parlant en particulier de Oakhouse.

Pour choisir ma sharehouse sur Oakhouse, je me suis tout d’abord rendu sur leur site web qui, je trouve, était très clair et traduit en français. Pour choisir ma sharehouse, j’avais plusieurs critères :

  • la distance : j’avais énormément lutté en France avec les transports en commun pour me rendre tous les jours au travail. Alors pour ce voyage au Japon, je tenais absolument à ce que mon trajet entre mon logement et mon école soit le plus court possible.
  • le prix : j’avais besoin d’une sharehouse qui soit à la fois ni trop cher et ni trop peu cher. Et en terme d’ameublement, je souhaitais qu’il y ait au moins un local à vélo et la wifi.

A partir de la carte présente sur le site web de Oakhouse, vous indiquez vos critères et vous recherchez, les unes après les autres, une sharehouse pouvant vous correspondre. Si vous vous y mettez vraiment, vous trouverez une résidence très rapidement. J’ai trouvé la mienne au bout de 2 jours. Et si vous êtes sûr de vous, vous devez contacter l’agence via leur site internet dès que possible.

 

2. Demande de logement

Une fois que vous avez choisi votre sharehouse chez Oakhouse, il suffit de cliquer sur le bouton « Contact ». Vous allez être redirigez vers une page contenant un formulaire en 3 étapes :

  1. Remplissez les champs du formulaire de demande.
  2. Confirmer le contenu.
  3. Envoyer / Terminer.

Ensuite, vous recevrez un message sur l’adresse email que vous aurez fourni dans le formulaire. Ce message vous récapitulera toutes les informations que vous aurez transmis dans le formulaire de contact. Une personne du staff de Oakhouse prendra en compte vos informations et à partir de ce moment-là vous allez devoir communiquer en anglais.

 

3. Demande d’installation

La personne du staff vous enverra alors un lien contenant un nouveau formulaire concernant cette fois-ci la demande d’installation.
A partir du moment où vous recevrez le lien de la demande d’installation, pensez à le compléter et le valider dès que possible. La demande d’installation expirera au bout de 3 jours.
Le formulaire d’installation est assez long mais une fois complété, sachez que vous aurez passé le plus dure !

Vous allez devoir vous décrire et donner des informations sur votre venue au Japon. Il est également possible, telle que ça a pu l’être pour moi, que le formulaire vous demande si vous souhaitez avoir de la literie pour votre lit ou encore, que l’on vous change la serrure de porte.
Je vous propose de refuser ces demandes-là. Tout simplement parce-que vous allez devoir payer chaque mois le coût de la literie et ce n’est pas donné ! Au Japon vous trouverez votre bonheur en literie alors pas d’inquiétude. En ce qui concerne la serrure de porte, bien entendu c’est cher et honnêtement lorsque je suis arrivé sur place, j’ai remarqué que la serrure était en bon état.

Une fois que vous aurez complété et validé le formulaire, vous allez recevoir un nouvel email avec un récapitulatif des informations que vous aurez de nouveau fourni.
Une inspection sera alors faite par le gestionnaire de la maison (cela prend environ 2-3 jours).

 

4. Paiement du loyer

Après approbation, la personne du staff de Oakhouse vous transférera le total des frais initiaux pour confirmer la réservation. Pour cela vous pouvez payez par virement bancaire ou par carte de crédit.
En ce qui me concerne, comme j’étais encore en France, j’ai fait un virement bancaire. A votre arrivé au Japon, je vous conseillerai d’ouvrir un compte bancaire au Japon afin que vos futurs virement bancaire se fassent via votre compte bancaire au Japon. Evidemment, si vous faites un transfert international entre la France et le Japon, vous allez payer des commissions.

A chaque fin de mois, vous allez recevoir un URL pour le paiement de votre loyer. Si nous sommes le 20 mars, vous allez payer pour le mois d’avril. Et ainsi de suite.

 

5. Signature du contrat

Une fois que vous avez payez votre loyer, vous pourrez alors emménager dans votre premier logement au Japon.
Pour ma part, j’étais parti le 25 mars de France pour arriver au Japon le 26 mars. Du coup j’avais payé la dernière semaine du mois de mars ainsi que le mois d’avril.
A mon arrivé, la clé de la chambre était posé sur le bureau. J’ai donc pu poser mes affaires et dormir une première nuit dans ma nouvelle chambre.

Par email, vous allez rapidement devoir échanger avec Oakhouse pour organiser votre rendez-vous avec le manager de la résidence afin de signer le contrat.
Je vous rassure, tout se passe très bien.
Bon j’ai juste un peu galéré pour trouver le point de rendez-vous prévu avec le manager. Pour vous raconter ma petite histoire, j’avais regardé la veille sur Google Map le lieu du rendez-vous. C’était à la station la plus proche de chez moi. Une fois sur place, bien entendu je ne trouve pas et comme je n’avais pas internet, ça m’aidait pas. Si cela vous arrive, ne perdez pas de temps, demandez votre chemin, on vous aidera. Chose que j’ai finalement dû faire. Une très gentille japonaise a pu m’aider et j’ai pu rencontrer mon manager.
Nous avions pris sa voiture et une fois à la résidence, il me parla de toutes les conditions et j’ai pu signer le contrat !

 

Vous serez alors tranquille pour vivre dans votre sharehouse ! 😉

 

Sources :

– Site de Oakhouse : www.oakhouse.jp

École au Japon avec Toshin Language School

École au Japon avec Toshin Language School

Quand vous décidez d’aller au Japon, c’est généralement dû à 3 raisons : passer des vacances, étudier dans une école ou travailler dans une entreprise. Et en fonction de vos souhaits, vous devriez obtenir un visa (ou non selon la durée du séjour).

Dans ce nouvel article je parlerais des études dans une école au Japon dans le but d’apprendre la langue japonaise. La plupart du temps, lorsqu’on parle d’études au Japon en tant que français, il s’agit plutôt d’étude pour apprendre la langue japonaise que d’étudier un métier. Il est également possible en tant que français d’étudier un métier au Japon mais cela se fait plus rare peut-être à cause des nombreuses contraintes.

Si aujourd’hui je suis en mesure de vous écrire un article sur les écoles de langue japonaise au Japon, c’est parce-que actuellement j’ai envoyé mon premier dossier d’inscription dans une école de langue à Tokyo et que ce dernier a été validé par les autorités japonaises. J’ai donc conscience de toutes les démarches à entreprendre pour valider son dossier auprès de l’école et de l’immigration japonaise.

Bien qu’il existe une tripotée d’école de langue japonaise au Japon, je suppose que les procédures à entreprendre et les documents à réunir sont les mêmes dans chaque école car l’étape finale concerne la validation du dossier auprès de l’immigration japonaise qui vérifie si le dossier contient les informations demandées par l’école.
Pour écrire cet article, je vais répondre à plusieurs questions dans un ordre chronologique pour vous permettre de comprendre facilement ce qu’il faut faire pour s’inscrire dans une école de langue japonaise au Japon.

 

Comment choisir son école de langue au Japon ?

Avant tout échange avec l’école, vous vous demandez peut-être quelle école vous devez choisir ? Et bien en prenant exemple sur moi, ce qui m’intéressait était de connaître :

  • le prix,
  • le taux de réussite (si des français avaient réussi leur examen grâce à l’école en question),
  • le lieu,
  • la date à laquelle je voulais commencer.

A partir de là, vous comparez les quelques écoles de langue japonaise au Japon et si vous le souhaitez, vous demandez plus d’informations à des français installés sur place.
En ce qui concerne la date d’entrée, pour les écoles de langue au Japon, vous avez plusieurs sessions. Pour ma part, j’avais choisi la session d’avril 2018. Au Japon, la rentrée des classes se fait en avril, contrairement à nous en France où ça débute en septembre.

 

Maintenant que j’ai choisi mon école, qu’est-ce que je fais ?

Une fois que j’avais choisi l’école qui m’intéressait, je me suis rendu sur le site web de l’école pour envoyer mon premier message en français via leur formulaire de contact en disant que j’étais intéressé par leur programme scolaire. C’est ensuite avec rapidité que j’ai pu recevoir le premier message d’une personne de l’administration de l’école.

Vous vous demandez sûrement comment je pouvais échanger par écrit avec cette personne (un japonais) alors que je ne parlais pas japonais. C’est avec surprise que j’ai remarqué que cet homme écrivait français et pas seulement ! J’ai été impressionné par le fait qu’il sache écrire si bien le français et de manière soutenue. Franchement respect ! Du coup, tous nos échanges par mails ont été écris en français.

A présent, afin de comprendre la suite des explications, à travers un petit sommaire, je vais établir la liste des procédures à suivre pour préparer son dossier d’inscription jusqu’à réception du visa étudiant. Ces procédures sont à suivre dans l’ordre. Sans la première étape, vous ne pourrez pas accéder à la seconde et ainsi de suite.

1. Une liste de prés-requis avant tout

2. Les premiers documents à compléter

3. De nouveaux documents à fournir

4. Envoie du dossier

5. Envoie d’un acompte

6. Règlement des frais de scolarité

7. Demande et réception du visa étudiant

Commençons sans plus attendre !

 

1. Quels sont les prés-requis pour étudier dans une école de langue au Japon ?

La demande de visa étudiant est ouverte à tous et se fait par dossier nécessitant au préalable 2 prés-requis. A ce moment-là, vous vous dîtes « Ah ça va ! » ou encore « C’est tout ?! ». Bon ok, c’est peut-être peu mais encore faut-il les avoir.
En effet, les 2 prés-requis dont vous aurez besoin avant tout sont :

  • un niveau d’étude minimum équivalent au baccalauréat,
  • un certificat bancaire prouvant la somme minimale de 16 000 € sur votre compte bancaire ou celui d’un garant (père ou mère).

Puis avant d’ajouter quoique ce soit, il y a un blanc… Vous vous dîtes « Bon bah le Japon ça attendra… ^^’ » ou bien « Pourquoi autant d’argent ?! ».

Alors pour moi, j’avais ces prés-requis donc le problème ne se posait pas mais avec un peu de recul on peut comprendre leur point de vu. Être au moins en possession du bac prouve en quelque sorte que vous êtes intelligent, sérieux ou assidus…

Puis pour le certificat bancaire, j’imagine qu’ils veulent s’assurer que vous avez le budget nécessaire permettant de vivre à Tokyo. Parce-qu’à part les frais scolaires, vous avez également votre logement et vos repas à payer, entre autres. C’est pourquoi, si vous voulez étudier au Japon, il va falloir mettre suffisamment de côté.

 

2. Quels sont les premiers documents à compléter ?

Suite à avoir envoyé votre dernier diplôme et votre certificat bancaire par email, vous allez devoir compléter, entre autres, le formulaire d’inscription que seule la personne sera en mesure de vous envoyer. Ce formulaire comprend plusieurs pages dont :

  • un formulaire d’inscription,
  • un CV,
  • une lettre de motivation,
  • un formulaire pour le garant.

Le formulaire d’inscription était écrit pour le coup en japonais et traduit en français, ce qui m’a permis de le compléter facilement. Cependant la personne m’a tout de même fourni une notice me permettant d’obtenir une aide supplémentaire pour compléter le formulaire. Toutefois, je ne sais pas si c’est partout la même chose dans les écoles de langue au Japon mais le japonais avec lequel j’ai pu échanger m’a aidé à corriger le peu d’erreurs que j’avais commis dans le formulaire d’inscription jusqu’à ce que ce dernier soit nickel.

J’ajouterais un point plus ou moins important : dans le formulaire d’inscription on vous demandera le numéro de votre passeport. Bien entendu, assurez-vous que celui-ci soit encore valide ou tout bêtement que vous en ayez un. Parce-que en ce qui me concerne, lorsque j’ai remarqué que je devais mettre le numéro du passeport, à ce moment-là je n’avais pas encore de passeport ! Je n’en avais jamais fait. C’est pourquoi je me suis empressé de le faire pour pouvoir obtenir son numéro. A ce propos, si vous n’avez pas de passeport, je vous invite à lire mon article sur « Comment préparer son passeport ? » pour tout savoir sur la création de votre premier passeport.

Le CV retrace dans sa globalité votre parcours scolaire, vos expériences professionnelles, les écoles de langues japonaises que vous avez déjà faites et tous les voyages que vous avez eus au Japon.

En ce qui concerne maintenant la lettre motivation, il s’agit donc de vos motivations à étudier au Japon. Et notez bien cela, l’immigration japonaise veut s’assurer que le visa étudiant reste avant tout un visa « d’étude » et non de travail. C’est-à-dire que vous devez éviter de parler de projets de vie ou de travail au Japon. Assurez-vous de parler uniquement de projets d’études en adéquation avec le visa que vous demandez. Et cela concerne également toutes les autres parties.

Enfin pour le formulaire du garant, une personne de votre famille (père ou mère) doit remplir ce formulaire. Bien qu’au début vous ayez fournis votre propre certificat bancaire, l’école veut s’assurer (au cas où) qu’un membre de votre famille sera en mesure de vous aider en cas de pépin.

Dans ces quelques documents, vous pouvez également mettre votre photo et signer là où on vous le demande mais je pense que pour cette première ébauche ce n’est pas très important car ces 4 premiers documents seront avant tout envoyés par email afin d’être vérifiés. Et comme vous le saviez, jusqu’à maintenant il n’est pas encore possible d’envoyer une signature authentique par email. La photo et les signatures seront donc à ajouter lorsque vous scannerez vos 4 documents pour les envoyer par voie postale mais on en reparlera dans la partie 4.

 

3. Quels sont les autres documents à fournir ?

Les 4 documents énoncés précédemment seront traduit par l’école qui les enverra à l’immigration japonaise.
Maintenant, nous allons parler de nouveaux documents que vous devriez envoyer tout d’abord par email à l’école pour qu’elle puisse les vérifier. En voici la liste :

  • Acte de naissance (original),
  • Dernier diplôme (photocopie),
  • Attestation de travail du garant (originale),
  • Certificat bancaire issue du compte du garant, prouvant une autonomie financière d’au moins 16 000 € (original daté et signé par l’établissement en question),
  • Photocopie du passeport.

Après validation de vos documents par l’école, vous seriez en mesure de les envoyer par voie postale.

 

4. Envoie du dossier

Si les 3 premières étapes se faisaient par email, c’était pour s’assurer que vous étiez en possession des documents demandés ou que ceux-ci soient correctement complétés. Puis si tout était bon, vous seriez en mesure de tout envoyer par voie postale.
Faisons un récapitulatif des documents à mettre dans votre enveloppe :

  • Formulaire d’inscription (daté et signé),
  • CV (daté et signé),
  • Lettre de motivation (signée),
  • Acte de naissance (original),
  • Dernier diplôme (photocopie),
  • Attestation de travail du garant (original),
  • Certificat bancaire prouvant la somme minimale de 16 000 € sur votre compte ainsi que sur le compte du garant (original tamponnée et signée par l’établissement bancaire concerné),
  • 5 photos d’identités (originales),
  • Photocopie du passeport.

L’école vous fournira donc l’adresse de l’école pour que vous envoyiez le contenu de tout votre dossier par voie postale et en lettre recommandée.
Toutefois si vous êtes encore étudiant en école de langue en France ou que vous travaillez dans une entreprise, des documents supplémentaires seront également à envoyer suite à validation par email de l’école :

  • Certificat de travail pour les salariés,
  • Certificat de votre école de japonais en France,
  • Certificat de votre diplôme du « Nihongo Noryoku Shiken ».

Une fois le dossier reçu, l’école s’engage à traduire et présenter celui-ci dans les meilleures dispositions à l’immigration japonaise.

 

5. Envoie d’un acompte

Suite à l’envoie de votre dossier, l’école vous demandera toutefois, un acompte de 30 000 yens avant toute traduction du dossier et présentation de celui-ci aux services d’immigration japonaise.

Cette somme serait bien entendu déduite du tarif final en cas d’obtention du visa ou restituée à l’étudiant en cas de refus de l’immigration.

Cependant, en cas d’annulation des démarches par l’étudiant lui-même (et ce quel qu’en soit la raison), l’administration se réserverait le droit de conserver cet acompte.

Il conviendrait ainsi de bien réfléchir avant de lancer définitivement une démarche de demande de visa étudiant, alors faites bien attention.

L’envoie de l’acompte a pu facilement s’effectuer par Paypal.com qui permet automatiquement de convertir la somme en yen en euro. N’hésitez pas ensuite de vous assurer que votre acompte a bien été reçu par l’école.

 

6. Règlement des frais de scolarité

Pendant tous les échanges que vous aurez avec l’école pour préparer votre dossier, vous aurez des dates à respecter. L’école sera en mesure de vous les communiquer afin d’envoyer tels ou tels documents ou de suivre telles ou telles procédures. En prenant exemple sur les étapes précédentes, l’envoie du formulaire d’inscription par email devait se faire début août 2017 et l’envoie du dossier complet devait se faire quant à lui avant le 15 novembre 2017.

Et généralement la réponse finale, celle qui confirmera ou refusera votre dossier, interviendra dans les 3 mois suivants de la date limite de présentation des dossiers. C’est-à-dire, 3 mois après le mois de novembre.

Je peux vous assurer que ces 3 mois ont été rudement long ! Grosse attente et long stresse ! Je commençais vraiment à perdre motivation et espoir. Aller au Japon, ça allait être pour moi une première et pas seulement, ça aurait été surtout la réalisation d’un rêve ! J’avais tellement peur de ne pas être retenu que je commençais à réfléchir à mes nouveaux plans dans le cas où je devais rester en France : chercher un travail, chercher un appartement etc.

Mais c’est avec joie que le 23 février 2018, j’ai pu recevoir par email la confirmation de l’école par l’immigration japonaise ! A ce moment-là, j’ai soufflé. La pression est retombée à zéro. Puis je me suis rendu compte de toutes les nouvelles étapes que je devais accomplir ou que j’allais pouvoir réaliser. Comme si j’avais « level up » et que les nouvelles quêtes et les récompenses s’affichaient.

Une fois la réponse connue, j’avais un mois pour envoyer les frais de scolarité par virement bancaire pour recevoir le « Certificate of Eligibility », un document indispensable pour retirer son visa étudiant auprès de l’ambassade ou du consulat du Japon (en France).

Pour gagner du temps, sans même avoir obtenu la confirmation par l’immigration japonaise, j’ai demandé les coordonnées bancaires de la banque de l’école pour créer un nouveau bénéficiaire en ligne avec ma banque. Parce-que généralement la création d’un nouveau bénéficiaire peu prendre un peu de temps. Si votre banque le permet, il faut que vous fassiez un « virement international » en sélectionnant votre bénéficiaire. Le virement international est obligatoire sinon vous ne pourrez pas envoyer les frais de scolarité à votre école. Au Japon, ils ne possèdent pas de numéro IBAN, ce qui ne permet pas de faire un simple virement bancaire.

Une fois que le virement bancaire est établi, assurez-vous que le montant a bien été reçu car ce n’est pas une petite somme d’argent. C’est toujours rassurant de savoir que sa réponse est arrivée à destination.

 

7. Demande et réception du visa étudiant

C’est donc 3 jours plus tard que j’ai pu recevoir la confirmation de la bonne réception du virement bancaire par l’école. Je vous cache pas que pendant ces 3 jours, j’avais le stresse qui montait en moi. C’était la première fois que je faisais un virement à l’international alors j’espérais vraiment que ce dernier fut bien réceptionné.
En général, le virement international peut prendre entre 3 et 10 jours selon les banques françaises.

Suite à cela, l’école était donc autorisée à m’envoyer le COE « Certificate of Eligibility » à mon domicile. L’école m’a également envoyé une liste de documents (et oui encore et encore des documents ^^) que je devais fournir à l’ambassade japonaise (ou au consulat) en France pour faire ma demande de visa.

La demande de visa étudiant doit contenir les éléments suivants :

  • L’original du « Certificate of Eligibility » (COE) accompagné de sa photocopie recto-verso.
  • Passeport en cours de validité (non biométrique accepté).
  • Titre de séjour (sauf membres de l’Union Européenne) accompagné de sa photocopie recto-verso.
  • 1 formulaire de demande de visa (les signatures figurant sur le passeport et le formulaire doivent être uniformes)
    AVANT de compléter le formulaire de demande de visa, je vous recommande vivement de lire attentivement le modèle explicatif sur les photos ci-dessous.
    En cas de doute sur la façon de compléter ce formulaire, veuillez laisser libre les champs concernés et vous adresser directement au préposé des visas au moment du dépôt de votre demande.
  • 1 photographie d’identité (de bonne qualité datant de moins de 6 mois) à coller sur le formulaire.
    format: 35mm X 45mm (ne pas tenir compte des dimensions mentionnées sur le formulaire)
    Les photographies d’identité scannées /imprimées via une imprimante ne sont pas acceptées.
    Elles doivent laisser apparaître la tête entière.

Le formulaire doit uniquement être écrit en anglais et peut être écrit de façon manuscrite ou dactylographiée.

Le formulaire de demande de visa se complète rapidement. Je me suis donc ensuite rendu à l’ambassade japonaise à Paris et j’ai pu tout fournir sans problème. La personne au guichet vous donnera alors un récépissé que vous deviez apporté le jour où vous récupérerez votre visa étudiant ! La demande de fabrication du visa étudiant est payante et vous coûtera 25€ alors pensez également à avoir cette somme en liquide le jour où vous viendrez retirer votre visa étudiant.

 

Vous serez en possession du visa étudiant et vous pourrez emménager au Japon ! 😉

 

Sources :

– Se rendre à l’ambassade japonaise à Paris : lien du site
– Le formulaire de demande de visa : télécharger

Comment préparer son passeport ?

Comment préparer son passeport ?

Je fais un article sur le passeport car cela fait parti des documents à fournir si vous voulez aller au Japon. J’ai pu réunir tous les documents en temps et en heure. Qui plus est, j’ai fait mon premier passeport récemment alors j’en profite pour vous donner quelques tuyaux.

Dans cet article je vous parle uniquement de la préparation du passeport biométrique pour une première demande et pour une personne majeure (ayant une carte d’identité française valide). Le passeport fait parti des documents à avoir si vous voulez partir hors Europe. Étant français, je parlerai uniquement du vol France-Japon.

Pour aller au Japon, il va vous falloir obtenir un passeport. Il s’agit d’un document délivré par l’État qui permet de se déplacer à l’étranger.

La préparation du passeport se fait en premier lieu chez vous. Vous allez devoir vous fournir un certain nombre de documents pour établir votre passeport. Puis vous allez devoir vous rendre dans une Mairie (équipée) avec tous les documents demandés à la préparation de votre passeport.

Tout d’abord, veillez bien à ce que votre carte d’identité française soit valide. Si c’est le cas, vous allez devoir obtenir et compléter quelques documents.

1. Votre carte d’identité : original + photocopie

2. Une photo d’identité conforme aux normes

3. Numéro de pré-demande ou formulaire cerfa n°12100*02

4. Timbres fiscaux : 86 € (achat en ligne)

5. Justificatif du domicile : original + photocopie

 

Pour vous organiser correctement, je vous conseille de mettre tous vos documents dans une pochette pour être sûr que vous ayez tout avant de vous rendre en Mairie.

 

1. La carte d’identité

Vous devez photocopier votre carte d’identité que ce soit en noir et blanc ou en couleur, il n’y a pas de préférences. Pour ma part je les avais photocopié en noir et blanc. Pensez aussi à avoir votre carte d’identité originale lorsque vous vous rendrez à la Mairie.

 

2. La photo d’identité

Si vous n’en avez pas, vous devez faire une photo d’identité dans une cabine photomaton ou il est aussi possible de la faire par un photographe professionnel.

De plus, on vous demandera souvent une photo qui soit « conforme aux normes ». Bien entendu lorsque vous prenez votre photo, évitez :

  • de porter un chapeau,
  • de porter une paire de lunette épaisse ou dont le verre cache les yeux,
  • de montrer tout objet comme les montres,
  • ne souriez pas,
  • ne fermez pas les yeux,
  • cadrez votre visage en face de l’objectif.

Vous trouverez des cabines photomaton en gare ou dans des centres commerciaux.

 

3. Numéro de pré-demande ou formulaire cerfa n°12100*02

Parfois, quand vous faîtes la demande d’un document administratif, il vous arrivera de tomber sur des informations confuses voire pas claires (tel que ça l’a été pour moi lors de cette étape). J’avais commencé par compléter le formulaire cerfa car il n’y a avait aucune information au sujet du numéro de pré-demande lorsque je préparais mon passeport. C’est seulement après avoir rempli mon formulaire cerfa que j’ai appris que la demande du numéro de pré-demande était plus généralisée aujourd’hui.. Du coup, j’ai aussi fait ma demande du numéro de pré-demande et je me suis rendu compte que les informations demandées était identiques à celles demandées pour le formulaire cerfa. C’est pourquoi, je vais vous parler en détails de la demande du numéro de pré-demande et du formulaire cerfa.

 

3-1 Demande du numéro de pré-demande

Vous vous demandez certainement, quelle est la différence entre la demande du numéro de pré-demande et le formulaire cerfa si ces deux choses demandent les mêmes informations ? Alors notez bien ceci, vous ne pourrez pas faire de demande de numéro de pré-demande tant que vous n’aurez pas acheté votre timbre fiscal (voir étape n°4). Ce que je vous propose, c’est d’acheter votre timbre fiscal puis de revenir ici pour lire la suite sinon je vous invite à lire le petit « chapitre 3-2 » concernant le formulaire cerfa.

Après avoir acheté votre timbre fiscal, vous allez pouvoir faire votre demande de numéro de pré-demande. Pour cela vous devez :

  1. Inscrivez-vous sur le site ANTS via ce lien : https://ants.gouv.fr/monespace/s-inscrire
  2. Rendez-vous dans la rubrique « Mon Espace » (bouton situé en haut à droite) puis cliquez sur « Passeport » dans le menu du haut et cliquez ensuite sur « Réaliser une prédemande passeport et/ou CNI majeure »,
  3. Remplissez le formulaire pour la demande du numéro de pré-demande. Lors d’une des 7 étapes, on vous demandera votre numéro de timbre fiscal.

Une fois que votre formulaire est rempli, vous allez recevoir un email contenant votre numéro de pré-demande ainsi que le récapitulatif de la pré-demande du passeport. Vous allez devoir imprimer ce récapitulatif et l’apporter lorsque vous vous rendrez à votre Mairie.

 

3-2 Formulaire cerfa n°12100*02

Dans le cas où vous n’avez pas encore acheté votre timbre fiscal, vous allez pouvoir remplir en ligne votre formulaire cerfa. Pour obtenir ce document, il vous suffit juste de taper sur internet « formulaire cerfa n°12100 ». Je l’avais téléchargé sur le site Comment ça marche. Faites attention à remplir les parties qui vous sont demandées. Une fois rempli, vous pouvez l’apporter à votre Mairie. Pour ma part, comme j’avais pas bien compris la différence entre les deux documents (numéro de pré-demande et formulaire cerfa), j’avais rempli les deux. Mais la femme qui m’a reçu en Mairie a uniquement retenue le récapitulatif de la pré-demande du passeport.

 

 

4. Les timbres fiscaux

Bien qu’il y ait écrit « des timbres fiscaux » au pluriel, sachez qu’il ne s’agit que d’un seul timbre fiscal. De plus, vous entendrez souvent dire « le passeport coûte cher ». Bon bien entendu, ce n’est pas le passeport en lui-même que vous allez payer. Il s’agit uniquement du timbre fiscal. Il n’y a que ça que vous devez acheter pour préparer votre passeport. Mais bon, bien qu’il n’y ait que ça, c’est quand même 86€ le timbre fiscal.

Pour l’acheter en ligne, vous devez vous rendre à l’adresse suivante : https://timbres.impots.gouv.fr/index.jsp

Puis vous devez :

Étape 1 : choix du timbre
  • Sur la page 1, cliquez sur « acheter un timbre électronique », puis cliquez sur « Débuter l’achat ».
  • Sur la 2ème page, cliquez sur « Passeport » (je crois qu’on est là pour ça ^^).
  • Sur la 3ème page, choisissez « En France (sauf Guyane) » pour déposer votre dossier. Puis cliquez sur « Vous fournissez la photo d’identité » et enfin « Une personne majeure : 86,00 € » si vous avez au moins 18 ans. Je rappelle que j’écris cet article dans le cas d’une personne majeure. Cliquez sur « Ajouter au panier »
Étape 2 : validation du panier

Ici, vous avez un récapitulatif. Si vous avez un doute, vous pouvez revenir en arrière.

Étape 3 : paiement

Valdez votre achat si tout vous semble ok.

Étape 4 : enregistrement

Vous pouvez recevoir votre facture et enregistrer votre timbre fiscal. Votre timbre fiscal est un QR Code.

 

5. Le justificatif de domicile

Il peut s’agir d’une facture. Demandez-en une à vos parents pour prouver que vous vivez bien chez eux. Ensuite, vous devez photocopier la facture et apporter également l’originale lorsque vous vous rendrez à la Mairie.

 

Voilà pour ce qui est des documents à fournir. Vérifiez bien que vous les avez tous.

Ensuite, vous devez vous rendre à n’importe quelle Mairie à condition qu’elle soit équipée d’une station d’enregistrement. Oui, il y a certaine Mairie qui ne sont pas en mesure de créer votre passeport. Pour le savoir, rendez-vous à l’adresse suivante : https://passeport.ants.gouv.fr/Services-associes/Ou-faire-ma-demande-de-passeport-CNI

Pour connaître les Mairies en mesure de faire votre passeport, vous devez remplir le formulaire de la manière suivante :

  • Cliquez sur « Dans votre département » (les 3 première cases vont se griser),
  • Choisissez votre département,
  • Choisissez « Agréé procédure passeport » et en cliquant sur « Rechercher », vous pourrez voir la liste des Mairie près de chez vous en mesure de créer votre passeport.

 

Dès que possible, prenez rendez-vous avec votre Mairie. Parce-que généralement, ils sont occupés très rapidement… Les disponibilités varient en fonction des saisons et pensez-y. Pendant les vacances d’été, n’espérez pas avoir un rendez-vous. Vous imaginez bien que les vacanciers préparent leur passeport dès que possible alors ils prennent rendez-vous avec leur Mairie le plus tôt possible, voire 6 mois à l’avance.

A l’époque, j’avais pris rendez-vous dans une Mairie et il n’y avait pas de disponibilité avant 4 mois ! Lorsque je préparais mon dossier pour le passeport, en même temps je préparais aussi mon dossier pour m’inscrire dans une école japonaise au Japon. Et dans le dossier d’inscription pour l’école japonaise, il était demandé le numéro de passeport avant 4 mois.. (comme par hasard). Du coup, j’ai rappelé la Mairie pour leur demander s’il était possible de déplacer le rendez-vous plus tôt car pour le coup, j’étais plus qu’embêté. Et vous savez quoi ? Pour avoir de la chance j’en ai eu ! Une personne a certainement dû se désister car j’ai pu prendre rendez-vous et au bout de 1 semaine en plus. J’ai juste eu de la chance. Ne comptez pas sur la chance, prenez rendez-vous avec votre Mairie très tôt.

 

Ensuite, le jour du rendez-vous. La femme a pu récupérer tous les documents que j’ai fourni. Il ne manquait rien. Lorsque vous serez en Mairie, la personne vous demandera vos empreintes digitales et avant de partir, elle vous donnera un récépissé de demande de passeport biométrique contenant entre autres, votre numéro de votre demande de passeport.

Enfin, au bout de 3 semaines (courte durée de souvenir), vous allez recevoir un SMS sur votre téléphone vous indiquant que votre passeport est prêt. Vous serez mis au courant grâce au numéro de téléphone que vous aurez fourni dans le formulaire de numéro de pré-demande ou dans le formulaire cerfa. Une fois que vous receviez le message par SMS, allez dans la Mairie sans prendre rendez-vous et pensez à venir avec votre récipissé qui contient le numéro de votre demande de passeport. Une fois sur place, la personne vous demandera à nouveau vos empreintes digitales et votre carte d’identité (l’originale).

 

Vous serez en possession de votre premier passeport ! 😉

 

 

Sources :

– Le service public : https://www.service-public.fr/particuliers/vosdroits/F14929