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Si aujourd’hui je suis en mesure de vous écrire un article concernant la demande d’un visa étudiant au Japon, c’est parce-que à l’heure où j’écris cet article, j’ai envoyé mon premier dossier d’inscription dans une école de langue à Tokyo et que ce dernier a été validé par les autorités japonaises. Je connais donc toutes les démarches à entreprendre pour valider son dossier auprès de l’école et de l’immigration japonaise.

Bien qu’il existe beaucoup d’école de langue japonaise au Japon, je suppose que les procédures à entreprendre et les documents à réunir sont les mêmes dans chaque école car l’étape finale concerne la validation du dossier auprès de l’immigration japonaise qui vérifie si le dossier contient les informations demandées par l’école.

Pour écrire cet article, je vais répondre à plusieurs questions dans un ordre chronologique pour vous permettre de comprendre facilement ce qu’il faut faire pour s’inscrire dans une école de langue japonaise au Japon.

1. Comment choisir son école de langue au Japon ?

Avant tout échange avec l’école, vous vous demandez peut-être quelle école vous devez choisir ? Personnellement, ce qui m’intéressait était de connaître :

  • le prix pour les frais de scolarité,
  • si des français avaient réussi leur JLPT (grâce à l’école dans laquelle ils ont étudié),
  • le lieu,
  • la date à laquelle je voulais commencer.

A partir de là, vous comparez les écoles de langue japonaise au Japon. En ce qui concerne la date d’entrée, pour les écoles de langue au Japon, vous avez plusieurs sessions. Pour ma part, j’avais choisi la session d’avril 2018. Au Japon, la rentrée des classes se fait en avril, contrairement à nous en France où ça débute en septembre.

 

2. S’inscrire dans une école de langue au Japon

Une fois que j’avais choisi l’école qui m’intéressait, je me suis rendu sur le site web de l’école pour envoyer mon premier message en français via leur formulaire de contact en disant que j’étais intéressé par leur programme scolaire. Puis j’ai reçu un premier message d’une personne de l’administration de l’école. Mon interlocuteur était un japonais qui savait parler et écrire très correctement le français. Du coup, tous nos échanges par mails ont été écrits en français.

A présent, afin de comprendre la suite des explications, je vais établir la liste des procédures à suivre pour préparer son dossier d’inscription jusqu’à réception du visa étudiant. Ces procédures sont à suivre dans l’ordre. Sans la première étape, vous ne pourrez pas accéder à la seconde car votre interlocuteur prendra le temps de valider chacun de vos documents étape par étape.

 

3. Comment faire sa demande visa étudiant au Japon ?

3.1 Les pré-requis pour étudier dans une école de langue au Japon

La demande de visa étudiant est ouverte à tous et se fait par dossier nécessitant au préalable 2 pré-requis.

« C’est tout ?! »

C’est peut-être peu mais encore faut-il les avoir. En effet, les 2 prés-requis dont vous aurez besoin préalablement sont :

  • un niveau d’étude minimum équivalent au baccalauréat,
  • un certificat bancaire prouvant la somme minimale de 16 000 € sur votre compte bancaire ou celui d’un garant (père ou mère).

Avec un peu de recul on peut comprendre leur point de vue. En ce qui concerne le certificat bancaire, j’imagine qu’ils veulent s’assurer que vous ayez le budget nécessaire permettant de vivre à Tokyo. Parce-que à part les frais scolaires, vous avez également votre logement et vos repas à payer, entre autres. C’est pourquoi, si vous voulez étudier au Japon, il va falloir mettre suffisamment d’argent de côté.

 

3.2 Les documents pour s’inscrire dans une école de langue au Japon

Après avoir envoyé votre dernier diplôme et votre certificat bancaire par email, vous allez devoir compléter, entre autres, le formulaire d’inscription que seule la personne sera en mesure de vous envoyer. Ce formulaire comprend plusieurs pages dont :

  • un formulaire d’inscription,
  • un CV,
  • une lettre de motivation,
  • un formulaire pour le garant.

 

3.2.1 Explications des documents à fournir pour l’inscription à l’école de langue

Le formulaire d’inscription était écrit pour le coup en japonais et traduit en français, ce qui m’a permis de le compléter facilement. Cependant mon interlocuteur m’a tout de même fourni une notice me permettant d’obtenir une aide supplémentaire pour compléter le formulaire.

Toutefois, je ne sais pas si c’est partout pareil dans les écoles de langue au Japon mais le japonais avec lequel j’ai pu échanger m’a aidé à corriger le peu d’erreurs que j’avais commises dans le formulaire d’inscription jusqu’à ce que ce dernier soit parfait.

J’ajouterais un point plus ou moins important : dans le formulaire d’inscription on vous demandera le numéro de votre passeport. Bien entendu, assurez-vous que celui-ci soit encore valide ou tout bêtement que vous en ayez un. Parce-que en ce qui me concerne, lorsque j’ai remarqué que je devais mettre le numéro du passeport, à ce moment-là je n’avais pas encore de passeport ! Je n’en avais jamais fait. C’est pourquoi je me suis empressé de le faire pour pouvoir obtenir son numéro. Donc si vous n’avez pas encore de passeport, je vous invite à lire l’article complet sur la préparation du passeport.

Le CV quant à lui retrace dans sa globalité votre parcours scolaire, vos expériences professionnelles, les écoles de langues japonaises que vous avez déjà faites et tous les voyages que vous avez fait au Japon.

En ce qui concerne maintenant la lettre de motivation, il s’agit donc de vos motivations à étudier au Japon. Et notez bien cela, l’immigration japonaise veut s’assurer que le visa étudiant reste avant tout un visa « d’étude » et non de travail. C’est-à-dire que vous devez éviter de parler de projets de vie ou de travail au Japon. Assurez-vous de parler uniquement de projets d’études en adéquation avec le visa que vous demandez. Et cela concerne également toutes les autres parties.

Enfin pour le formulaire du garant, une personne de votre famille (père ou mère) doit remplir ce formulaire. Bien qu’au début vous ayez fournis votre propre certificat bancaire, l’école veut s’assurer (au cas où) qu’un membre de votre famille sera en mesure de vous aider en cas de pépin. Dans ces quelques documents, vous pouvez également mettre votre photo et signer là où on vous le demande mais je pense que pour cette première ébauche ce n’est pas très important car ces 4 premiers documents seront avant tout envoyés par email afin d’être vérifiés. Et comme vous le savez, jusqu’à maintenant il n’est pas encore possible d’envoyer une signature authentique par email. La photo et les signatures seront donc à ajouter lorsque vous scannerez vos 4 documents pour les envoyer par voie postale mais on en reparlera dans la partie 3.4.

 

3.3 Des documents pour compléter son dossier d’inscription

Les 4 documents énoncés précédemment seront traduits par l’école qui les enverra à l’immigration japonaise. Maintenant, nous allons parler de nouveaux documents que vous devrez envoyer tout d’abord par email à l’école pour qu’elle puisse les vérifier. En voici la liste :

  • Acte de naissance (original),
  • Dernier diplôme (photocopie),
  • Attestation de travail du garant (original),
  • Certificat bancaire issu du compte du garant, prouvant une autonomie financière d’au moins 16 000 € (original daté et signé par l’établissement en question),
  • Photocopie du passeport.

Après validation de vos documents par l’école, vous serez en mesure de les envoyer par voie postale.

 

3.4 Envoi du dossier d’inscription

Si les 3 premières étapes se font par email, c’est pour s’assurer que vous êtes en possession des documents demandés ou que ceux-ci sont correctement complétés. Puis si tout est correct, vous serez en mesure de tout envoyer par voie postale. Faisons un récapitulatif des documents à mettre dans votre enveloppe :

  • Formulaire d’inscription (daté et signé),
  • CV (daté et signé),
  • Lettre de motivation (signée),
  • Acte de naissance (original),
  • Dernier diplôme (photocopie),
  • Attestation de travail du garant (original),
  • Certificat bancaire prouvant la somme minimale de 16 000 € sur votre compte ainsi que sur le compte du garant (original tamponné et signé par l’établissement bancaire concerné),
  • 5 photos d’identités (original),
  • Photocopie du passeport.

L’école vous fournira donc son adresse pour envoyer votre dossier par voie postale et en lettre recommandée. Toutefois si vous êtes encore étudiant en école de langue japonaise en France ou que vous travaillez dans une entreprise, des documents supplémentaires seront également à envoyer suite à validation par email de l’école :

  • Certificat de travail pour les salariés,
  • Certificat de votre école de japonais en France,
  • Certificat de votre diplôme du « Nihongo Noryoku Shiken ».

Quand vous avez reçu votre dossier, l’école s’engage à traduire et présenter celui-ci dans les meilleures dispositions à l’immigration japonaise.

 

3.5 Envoi d’un acompte compris dans les frais de scolarité

Suite à l’envoi de votre dossier, l’école vous demandera toutefois, un acompte de 30 000 yens avant toute traduction du dossier et présentation de celui-ci aux services d’immigration japonaise. Cette somme sera bien entendu déduite du tarif final en cas d’obtention du visa ou restituée à l’étudiant en cas de refus de l’immigration.

Cependant, en cas d’annulation des démarches par l’étudiant lui-même (et ce quel qu’en soit la raison), l’administration se réservera le droit de conserver cet acompte. Il conviendra ainsi de bien réfléchir avant de lancer définitivement une démarche de demande de visa étudiant. L’envoi de l’acompte a pu facilement s’effectuer par Paypal.com qui permet automatiquement de convertir la somme de yens en euros. N’hésitez pas ensuite de vous assurer que votre acompte a bien été reçu par l’école.

 

3.6 Dates limites d’envoi et de réception de votre dossier

Pendant tous les échanges que vous aurez avec l’école pour préparer votre dossier, vous aurez des dates à respecter. L’école sera en mesure de vous les communiquer afin d’envoyer tels ou tels documents en temps et en heure. En prenant exemple sur les étapes précédentes et en se basant sur une session prévue pour début avril 2018, l’envoi du formulaire d’inscription par email devait se faire début août 2017 et l’envoi du dossier complet devait se faire quant à lui avant le 15 novembre 2017.

Généralement la réponse finale, celle qui confirmera ou refusera votre dossier, interviendra dans les 3 mois suivants la date limite de présentation des dossiers. C’est-à-dire, 3 mois après le mois de novembre. Je peux vous assurer que ces 3 mois ont été longs ! Longue attente et stress au rendez-vous ! Je commençais vraiment à perdre ma motivation et espoir. Aller au Japon, allait être pour moi une première et pas seulement, c’était surtout la réalisation d’un rêve ! J’avais tellement peur de ne pas être retenu que je commençais à réfléchir à mes nouveaux plans dans le cas où je devais rester en France : chercher un travail, chercher un appartement etc.

C’est avec joie que le 23 février 2018, j’ai pu recevoir par email la confirmation de l’école par l’immigration japonaise !

 

3.7 Règlement des frais de scolarité

Lorsque j’avais obtenu la réponse, j’avais un mois pour envoyer les frais de scolarité par virement bancaire pour recevoir le « Certificate of Eligibility », un document indispensable pour retirer son visa étudiant auprès de l’ambassade ou du consulat du Japon (en France). Pour gagner du temps, sans même avoir obtenu la confirmation par l’immigration japonaise, j’ai demandé les coordonnées bancaires de la banque de l’école pour créer un nouveau bénéficiaire en ligne avec ma banque. Parce-que généralement la création d’un nouveau bénéficiaire peut prendre un peu de temps. Si votre banque le permet, il faut que vous fassiez un « virement international » en sélectionnant votre bénéficiaire. Le virement international est obligatoire sinon vous ne pourrez pas envoyer les frais de scolarité à votre école. Au Japon, ils ne possèdent pas de numéro IBAN, ce qui ne permet pas de faire un simple virement bancaire.

Une fois que le virement bancaire est établi, assurez-vous que le montant a bien été reçu car ce n’est pas une petite somme d’argent et c’est toujours rassurant.

 

3.8 Le Certificate of Eligibility (COE)

C’est donc 3 jours plus tard que j’ai reçu la confirmation de la réception du virement bancaire par l’école. C’était la première fois que je faisais un virement à l’international alors j’espérais vraiment que ce dernier soit bien arrivé. En général, le virement international peut prendre entre 3 et 10 jours selon les banques françaises. Suite à cela, l’école était donc autorisée à m’envoyer le COE « Certificate of Eligibility » à mon domicile. L’école m’a également envoyé une liste de documents (et oui encore et encore des documents) que je devais fournir à l’ambassade japonaise (ou au consulat) en France pour faire ma demande de visa.

 

3.9 Demande et réception du visa étudiant

La demande de visa étudiant doit contenir les éléments suivants :

  • L’original du « Certificate of Eligibility » (COE) accompagné de sa photocopie recto-verso.
  • Passeport en cours de validité (non biométrique accepté).
  • Titre de séjour (sauf membres de l’Union Européenne) accompagné de sa photocopie recto-verso.
  • 1 formulaire de demande de visa (les signatures figurant sur le passeport et le formulaire doivent être identiques). En cas de doute sur la façon de compléter ce formulaire, veuillez laisser libre les champs concernés et vous adresser directement au préposé des visas au moment du dépôt de votre demande.
  • 1 photographie d’identité (de bonne qualité datant de moins de 6 mois) à coller sur le formulaire. format: 35mm X 45mm (ne pas tenir compte des dimensions mentionnées sur le formulaire) Les photographies d’identité scannées /imprimées via une imprimante ne sont pas acceptées. Elles doivent laisser apparaître la tête entière.

Le formulaire de demande de visa doit uniquement être écrit en anglais et peut être écrit de façon manuscrite ou dactylographiée. Le formulaire se complète rapidement. Je me suis donc ensuite rendu à l’ambassade japonaise à Paris et j’ai pu tout fournir sans problème. La personne au guichet vous donnera alors un récépissé que vous devez apporter le jour où vous récupérerez votre visa étudiant ! La demande de fabrication du visa étudiant est payante et vous coûtera 25€ alors pensez également à avoir cette somme en liquide le jour où vous viendrez retirer votre visa étudiant. Ainsi, vous serez en possession du visa étudiant et vous pourrez étudier au Japon.

 

4. Que se passe-t-il après un an dans une école au Japon ?

Après avoir étudié un an au Japon, l’école vous demandera ce que vous souhaitez faire par la suite : si vous souhaitez poursuivre sur une deuxième année en visa étudiant ou si vous voulez arrêter et rentrer en France.

  • Dans le cas où vous décidez de rentrer dans votre pays, après avoir passé un an dans l’école au Japon, l’école vous donnera un certificat.
  • Dans le cas où vous souhaitez poursuivre une année supplémentaire, l’école ne vous donnera pas encore de certificat. Le certificat s’obtient donc à la fin de votre cursus scolaire. En poursuivant, l’école vous fournira de nouvelles informations concernant le renouvellement de votre visa étudiant.

 

5. Comment renouveler son visa étudiant ?

Tout d’abord, sachez que le visa étudiant au Japon peut se renouveler. Vous pouvez donc faire deux années (à la suite) en visa étudiant.

Il est tout à fait possible de changer d’école pour faire sa deuxième année en visa étudiant au Japon. Si vous décidez de changer d’école pour effectuer votre deuxième année en visa étudiant, vous allez devoir réunir à nouveau tous les documents qui vous ont été demandés lors de la première année pour compléter votre dossier d’inscription. Cependant, si vous restez dans la même école, on vous demandera uniquement les frais de scolarité pour la nouvelle année.

Comme vous le savez, votre carte de résidence atteindra à ce moment-là sa date d’expiration. C’est pourquoi l’école se chargera de donner votre carte de résidence à l’immigration japonaise qui s’occupera de son renouvellement avec une nouvelle date d’expiration. L’école quant à elle, vous donnera un document qui remplacera provisoirement votre carte de résidence.

A présent, à l’aide de cet article complet, vous pouvez désormais vous inscrire dans une école au Japon, et si l’envie vous dit, poursuivre dans la même école avec un renouvellement du visa étudiant.

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